Najem okazjonalny – kompletny przewodnik dla właściciela: umowa, notariusz, koszty i pułapki [2026]

Najem okazjonalny to umowa najmu lokalu mieszkalnego z notarialnym oświadczeniem najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów), która pozwala właścicielowi uniknąć wieloletniego postępowania sądowego przy odzyskiwaniu mieszkania. Koszt formalności u notariusza to zwykle 150–300 zł. Właściciel musi jedynie zgłosić umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

W tym przewodniku pokazujemy krok po kroku, jak zawrzeć bezpieczną umowę najmu okazjonalnego, ile to kosztuje, jakie pułapki czyhają na właściciela i jak WeRent – agencja zarządzania najmem w Warszawie – przeprowadza cały proces za Ciebie.

Co to jest najem okazjonalny i kto może go stosować?

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego (art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów), dostępna wyłącznie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmu, zawierana na czas oznaczony – maksymalnie 10 lat. Jej istotą jest dodatkowe zabezpieczenie właściciela: załączony do umowy akt notarialny, w którym najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji.

Instytucję wprowadzono do polskiego prawa w 2009 roku, a kluczowa nowelizacja z 2017 roku doprecyzowała warunki jej stosowania. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Przedmiotem umowy może być wyłącznie lokal mieszkalny – nie obejmie ona lokalu usługowego ani użytkowego.

Mechanizm ochrony działa łańcuchowo: akt notarialny stanowi tytuł egzekucyjny → po wygaśnięciu umowy sąd nadaje mu klauzulę wykonalności → sprawa trafia bezpośrednio do komornika. Dzięki temu właściciel omija wieloletni proces o eksmisję, który przy zwykłym najmie potrafi trwać 2–4 lata.

Najem okazjonalny jest więc narzędziem stworzonym z myślą o prywatnym właścicielu, który chce wynająć mieszkanie bezpiecznie, ale nie robi tego zawodowo. Jeśli wynajmem zajmujesz się w ramach firmy, właściwą formą będzie najem instytucjonalny.

Najem okazjonalny vs najem zwykły vs najem instytucjonalny – tabela porównawcza

Najem okazjonalny daje właścicielowi kluczową przewagę: eksmisja przez komornika bez wieloletniego wyroku sądu zajmuje tygodnie zamiast 2–4 lat, bez ochrony zimowej i bez konieczności wskazania lokalu socjalnego przez gminę. Poniższa tabela zestawia trzy formy najmu w Polsce.

Kryterium	Najem okazjonalny	Najem zwykły	Najem instytucjonalny
Kto może wynajmować	Osoba fizyczna, brak DG z najmu	Każdy	Firma / osoba prawna (DG)
Czas trwania	Max 10 lat (czas oznaczony)	Oznaczony lub nieokreślony	Brak limitu czasu
Notariusz	Wymagany (oświadczenie najemcy)	Niewymagany	Wymagany
Eksmisja	Klauzula wykonalności → komornik (tygodnie)	Wyrok sądu (2–4 lata)	Jak okazjonalny
Ochrona zimowa (1 XI – 31 III)	Brak (art. 19e)	Obowiązuje	Brak
Lokal zastępczy	Wymagany	Niewymagany	Niewymagany
Kaucja	Max 6-krotność czynszu	Max 12-krotność czynszu	Max 6-krotność czynszu
Zgłoszenie do US	Tak (14 dni)	Nie (tylko PIT roczny)	Tak
Lokal socjalny	Gmina nie musi wskazać	Gmina może być zobowiązana	Gmina nie musi wskazać
Dla kogo	Prywatny właściciel	Każdy wynajmujący	Inwestor instytucjonalny

Najważniejsza różnica dotyczy czasu i sposobu odzyskania lokalu. Przy najmie zwykłym ochrona praw lokatorów jest tak silna, że eksmisja niepłacącego najemcy wymaga wyroku sądu i może ciągnąć się latami – a w okresie ochronnym (od 1 listopada do 31 marca) nie wolno jej wykonać, jeśli lokatorowi nie zapewniono lokalu zamiennego. Najem okazjonalny te bariery znosi.

Jak zawrzeć umowę najmu okazjonalnego – 6 kroków krok po kroku

Umowa najmu okazjonalnego wymaga sześciu kroków – od weryfikacji najemcy, przez wizytę u notariusza, po zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni – a pominięcie któregokolwiek z nich pozbawia właściciela ochrony przewidzianej w ustawie.

Krok 1–2: Weryfikacja najemcy i sporządzenie umowy

Krok 1 – Weryfikacja najemcy. Najem okazjonalny daje narzędzie do sprawnej eksmisji, ale najlepiej nigdy nie musieć z niego korzystać. Poproś kandydata o zaświadczenie o zatrudnieniu, wyciągi bankowe z ostatnich 3 miesięcy lub PIT oraz referencje od poprzedniego właściciela. Dobra selekcja na tym etapie ogranicza ryzyko na całą długość umowy.

Krok 2 – Umowa w formie pisemnej. Umowa najmu okazjonalnego pod rygorem nieważności musi mieć formę pisemną. Obowiązkowe elementy to: dane stron (imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu), opis lokalu, wysokość czynszu i termin płatności, czas trwania (data od–do), zasady wypowiedzenia oraz kaucja (maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu).

Krok 3–4: Lokal zastępczy i oświadczenie jego właściciela

Krok 3 – Wskazanie lokalu zastępczego. Najemca wskazuje na piśmie realny adres lokalu, do którego będzie mógł się przenieść po ustaniu najmu. Jeśli w trakcie umowy utraci prawo do tego lokalu, ma 21 dni na wskazanie nowego (art. 19a ust. 3). Brak wskazania daje właścicielowi podstawę do wypowiedzenia umowy.

Krok 4 – Zgoda właściciela lokalu zastępczego. Właściciel wskazanego lokalu składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy. Podpis pod tym oświadczeniem powinien być poświadczony notarialnie lub złożony przed organem gminy.

Krok 5–6: Wizyta u notariusza i protokół zdawczo-odbiorczy

Krok 5 – Akt notarialny. Najemca składa u notariusza oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. Na wizytę zabierz: dowody obu stron, projekt umowy i oświadczeń oraz dane lokalu zastępczego. Wynajmujący nie musi być obecny – kluczowe jest oświadczenie najemcy.

Krok 6 – Protokół zdawczo-odbiorczy. Przy przekazaniu kluczy sporządź protokół dokumentujący stan lokalu (ściany, podłogi, sprzęty, odczyty liczników) wraz ze zdjęciami. Podpisany przez obie strony protokół to jedyna realna ochrona kaucji przy wyprowadzce najemcy.

Ile kosztuje najem okazjonalny? Notariusz, kaucja, opłaty

Głównym dodatkowym kosztem najmu okazjonalnego jest jednorazowy akt notarialny – ustawowe maksimum to 1/10 minimalnego wynagrodzenia (ok. 430 zł brutto w 2026 roku), a rynkowo notariusze pobierają zwykle 150–300 zł. Kaucja może wynieść maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu.

Element	Koszt orientacyjny	Kto płaci (praktyka rynkowa)
Akt notarialny (oświadczenie art. 777 KPC)	150–300 zł brutto	Najczęściej wynajmujący
Poświadczenie podpisu właściciela lokalu zastępczego	30–50 zł brutto	Właściciel lokalu zastępczego
Wypisy z aktu notarialnego	6–10 zł / stronę	Wg uzgodnienia
Kaucja (zabezpieczenie)	Max 6× czynsz	Najemca
Zgłoszenie do US	Bezpłatne	Wynajmujący
Łącznie notariusz (typowo)	200–400 zł	Najczęściej wynajmujący

Warto znać granicę ustawową. Za przyjęcie oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji notariusz może pobrać maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4300 zł w 2026 roku daje to maksymalnie ok. 430 zł brutto – w praktyce rynek plasuje się poniżej tego limitu.

Dla porównania: koszt eksmisji przy zwykłym najmie to opłata sądowa, wynagrodzenie komornika i – przede wszystkim – lata oczekiwania, podczas których niepłacący najemca zajmuje mieszkanie. Kilkaset złotych za akt notarialny to najtańsza polisa, jaką może wykupić właściciel.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego i podatek od najmu okazjonalnego

Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu na zgłoszenie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania – niezgłoszenie pozbawia go ochrony z art. 19c i 19d, a umowa staje się zwykłym najmem.

Jak zgłosić umowę do US

Obowiązek wynika z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Termin 14 dni liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy. Zgłoszenia dokonuje się pismem zawierającym dane stron, adres lokalu i datę rozpoczęcia najmu, do którego dołącza się kopię umowy. Można je złożyć przez ePUAP, pocztą lub osobiście – nie ma dedykowanego formularza Ministerstwa Finansów.

Na żądanie najemcy właściciel musi okazać potwierdzenie zgłoszenia (art. 19b ust. 2). Skutek niedopełnienia obowiązku jest dotkliwy: umowa traci przymiot „okazjonalnej”, wraca ochrona zimowa i znika możliwość szybkiej eksmisji na podstawie klauzuli wykonalności.

Podatek od najmu okazjonalnego – ryczałt 8,5% / 12,5%

Podatkowo najem okazjonalny rozlicza się identycznie jak zwykły najem prywatny – najczęściej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% od przychodu do 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki ponad ten próg. Rozliczenie roczne składa się na formularzu PIT-28, a zaliczki opłaca się miesięcznie lub kwartalnie.

Przykład: czynsz najmu 3000 zł miesięcznie to 36 000 zł rocznego przychodu. Podatek wyniesie 36 000 zł × 8,5% = 3060 zł rocznie, czyli 255 zł miesięcznie.

Haczyki i pułapki najmu okazjonalnego – na co uważać jako właściciel

Najem okazjonalny daje właścicielowi realną ochronę, ale pięć konkretnych pułapek może ją zniweczyć – najgroźniejsza to fikcyjny adres lokalu zastępczego, którego praktycznie nie da się zweryfikować przed podpisaniem umowy.

1. Fikcyjny lub niedostępny lokal zastępczy. Najemca podaje adres znajomego lub rodziny, którzy nie wyrazili zgody albo sami nie mają tytułu prawnego do lokalu. Właściciel rzadko może to zweryfikować z wyprzedzeniem, a skutek pojawia się dopiero na etapie eksmisji – komornik ma problem z wykonaniem nakazu opróżnienia. Rozwiązanie: żądaj aktu notarialnego lub poświadczonego oświadczenia właściciela lokalu zastępczego (art. 19a ust. 1 pkt 3) i osobiście potwierdź jego zgodę telefonicznie.

1. Brak zgłoszenia do US w 14 dniach. To najczęstszy błąd. Właściciel zapomina o obowiązku z art. 19b – i umowa traci charakter okazjonalny, cofając się do zwykłego najmu ze wszystkimi jego wadami (ochrona zimowa, konieczność wyroku sądu, ryzyko lokalu socjalnego). Rozwiązanie: ustaw przypomnienie w kalendarzu w dniu rozpoczęcia najmu, a najlepiej powierz formalności agencji zarządzającej.

1. Dzieci i osoby trzecie zamieszkałe w lokalu. W szczególnych okolicznościach sądy potrafią wstrzymać eksmisję małoletnich nawet przy najmie okazjonalnym, co komplikuje i wydłuża procedurę. Rozwiązanie: wpisz do umowy wszystkich pełnoletnich mieszkańców i dodaj klauzulę zobowiązującą najemcę do informowania o zmianie składu domowników.

1. Utrata lokalu zastępczego bez powiadomienia. Krewny najemcy sprzedaje lub wynajmuje mieszkanie wskazane jako zastępcze. Najemca ma wówczas 21 dni na wskazanie nowego (art. 19a ust. 3), ale nie zawsze o tym pamięta, a właściciel musi ten termin pilnować. Rozwiązanie: odpowiednia klauzula w umowie oraz bieżący monitoring – najprościej przez agencję.

1. Cudzoziemcy bez rodziny i lokalu zastępczego w Polsce. Obywatele Ukrainy czy pracownicy z zagranicy często nie znają nikogo, kto ma w Polsce mieszkanie i zgodzi się wpisać je jako zastępcze – dla nich najem okazjonalny bywa niedostępny. Alternatywy: wskazanie lokalu należącego do samego właściciela (dopuszczalne prawnie), rozwiązanie skonsultowane z notariuszem albo najem zwykły z wyższą kaucją i poręczycielem.

Jak wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego i przeprowadzić eksmisję?

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu (z terminem minimum 7 dni), a jeśli najemca nie wyprowadzi się – wnosi o nadanie klauzuli wykonalności i kieruje sprawę do komornika; całość trwa tygodnie, a nie lata.

Właściciel może wypowiedzieć umowę w trakcie jej trwania w przypadkach określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, m.in. gdy najemca:

• zalega z czynszem za co najmniej 3 pełne okresy płatności (po pisemnym ostrzeżeniu i wyznaczeniu dodatkowego miesiąca na spłatę),
• podnajął lokal bez zgody właściciela,
• używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niszczy wyposażenie,
• utracił lokal zastępczy i nie wskazał nowego w ciągu 21 dni (art. 19a ust. 3).

Procedura po wygaśnięciu umowy (art. 19d) przebiega w czterech etapach:

1. Właściciel doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu – pismo z podpisem poświadczonym notarialnie lub przed organem gminy, z terminem nie krótszym niż 7 dni.
2. Jeśli najemca nie opuścił lokalu – właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (oświadczeniu z art. 777 KPC).
3. Sąd rozpatruje wniosek bez rozprawy – zwykle w ciągu kilku dni do kilku tygodni.
4. Po uzyskaniu klauzuli komornik przeprowadza eksmisję.

Efekt czasowy to tygodnie lub kilka miesięcy zamiast 2–4 lat przy zwykłym najmie. Kluczowe: przy najmie okazjonalnym nie obowiązuje ochrona zimowa (art. 19e), więc eksmisję można przeprowadzić przez cały rok, także w okresie od 1 listopada do 31 marca. Najemca może wypowiedzieć umowę tylko wtedy, gdy wyraźnie przewiduje to jej treść – przy najmie na czas oznaczony bez takiego zapisu nie ma podstawy do wypowiedzenia.

Wzór umowy najmu okazjonalnego – co musi zawierać poprawna umowa?

Poprawny wzór umowy najmu okazjonalnego musi zachować formę pisemną (pod rygorem nieważności), czas oznaczony oraz trzy obowiązkowe załączniki: akt notarialny (art. 777 KPC), oświadczenie najemcy o lokalu zastępczym i pisemną zgodę właściciela tego lokalu – bez nich umowa nie działa jak okazjonalna.

Poniższa lista pozwala sprawdzić dowolny wzór krążący w internecie: jeśli brakuje w nim któregokolwiek z tych elementów, umowa nie da Ci ochrony przewidzianej w art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów.

Obowiązkowe elementy umowy:

• dane stron: imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu, adres,
• opis lokalu: adres, metraż, stan techniczny, wyposażenie,
• wysokość czynszu i termin płatności,
• czas trwania: data od–do (maksymalnie 10 lat),
• zasady wypowiedzenia przez każdą ze stron,
• kaucja: kwota (max 6× czynsz), termin zwrotu i zasady potrącenia,
• tryb rozliczenia mediów.

Trzy obowiązkowe załączniki:

1. Akt notarialny (art. 777 § 1 pkt 4 KPC) – oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.
2. Oświadczenie najemcy wskazujące lokal zastępczy (adres).
3. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie na zamieszkanie najemcy, z podpisem poświadczonym notarialnie lub przed organem gminy.

Czego nie znajdziesz w gotowym wzorze. Szablon pobrany z internetu nie uwzględni specyfiki Twojego mieszkania, sytuacji najemcy ani tego, co realnie dzieje się przy sporze – a błąd w jednym z trzech załączników unieważnia całą ochronę. W WeRent przygotowujemy komplet dokumentów pod konkretne mieszkanie i konkretnego najemcę, a następnie koordynujemy wizytę u notariusza i zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Umów bezpłatną konsultację – sprawdzimy Twoją sytuację i przygotujemy komplet dokumentów. Bezpłatna konsultacja →

Najem okazjonalny bez zaangażowania – jak WeRent obsługuje to za właściciela

WeRent – agencja zarządzania najmem w Warszawie – przejmuje od właściciela cały proces najmu okazjonalnego: weryfikację najemcy, koordynację aktu notarialnego, zgłoszenie do urzędu skarbowego i bieżącą obsługę. Właściciel otrzymuje czynsz bez angażowania własnego czasu.

Co robimy za Ciebie:

• ✅ weryfikacja i selekcja najemcy (historia najmu, scoring, zaświadczenie o zatrudnieniu, BIK),
• ✅ przygotowanie kompletnej dokumentacji (umowa + 3 załączniki),
• ✅ koordynacja wizyty u notariusza (termin, dokumenty, obecność przedstawiciela agencji),
• ✅ zgłoszenie umowy do US w ciągu 14 dni,
• ✅ monitoring terminu aktualizacji lokalu zastępczego (21 dni),
• ✅ bieżąca obsługa: czynsz, naprawy, komunikacja z najemcą, protokół zdawczo-odbiorczy,
• ✅ reakcja na problemy – od pierwszego opóźnienia płatności po procedurę prawną.

Rozwiązanie sprawdza się szczególnie u właścicieli mieszkających za granicą lub poza Warszawą, u zajętych profesjonalistów bez czasu na formalności oraz u osób zarządzających portfelem kilku mieszkań.

Skontaktuj się z WeRent – bezpłatna konsultacja i wycena zarządzania najmem. Zajmiemy się formalnościami i najemcą, a Ty spokojnie zarabiasz na wynajmie. Sprawdź naszą usługę zarządzania najmem oraz poszukiwanie najemcy.

FAQ – najczęstsze pytania o najem okazjonalny

O co chodzi w najmie okazjonalnym?

Najem okazjonalny to umowa najmu lokalu mieszkalnego z dołączonym aktem notarialnym, w którym najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji. Dzięki temu właściciel może po wygaśnięciu umowy odzyskać mieszkanie w drodze eksmisji komorniczej bez wieloletniego procesu sądowego. Podstawa prawna to art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów.

Jakie są minusy najmu okazjonalnego?

Wymaga dodatkowych formalności: wizyty u notariusza, wskazania lokalu zastępczego przez najemcę i zgłoszenia umowy do US w 14 dni. Bywa też trudny do zawarcia z cudzoziemcami, którzy nie mają w Polsce lokalu zastępczego. Zaletą jest jednak nieporównywalnie szybsza eksmisja.

Czy przy najmie okazjonalnym musi być u notariusza?

Tak. Oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 KPC) musi mieć formę aktu notarialnego – to warunek konieczny, bez którego umowa nie ma charakteru okazjonalnego. Koszt to zwykle 150–300 zł, maksymalnie 1/10 minimalnego wynagrodzenia.

Czy warto podpisywać umowę najmu okazjonalnego?

Dla właściciela – zdecydowanie tak. Za kilkaset złotych zyskuje realne narzędzie do szybkiego odzyskania mieszkania od niepłacącego lub uciążliwego najemcy, bez ochrony zimowej i bez lat oczekiwania na wyrok. To najtańsza forma zabezpieczenia inwestycji w wynajem.

Na co uważać przy najmie okazjonalnym?

Przede wszystkim na fikcyjny lokal zastępczy i na dotrzymanie 14-dniowego terminu zgłoszenia do US. Warto też wpisać do umowy wszystkich pełnoletnich mieszkańców i monitorować, czy najemca nie utracił prawa do lokalu zastępczego. Szczegóły opisaliśmy w sekcji o pułapkach.

Jak wyrzucić lokatora na podstawie umowy najmu okazjonalnego?

Po wygaśnięciu umowy doręcz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu (min. 7 dni), a jeśli się nie wyprowadzi – złóż do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Po jej uzyskaniu eksmisję przeprowadza komornik. Całość trwa tygodnie, nie lata.

Najem okazjonalny a podatek 2026 – jak rozliczać?

Tak samo jak zwykły najem prywatny – ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki. Rozliczenie roczne na PIT-28, zaliczki miesięcznie lub kwartalnie.

Czy cudzoziemiec może podpisać umowę najmu okazjonalnego?

Tak, ale musi wskazać lokal zastępczy w Polsce i uzyskać zgodę jego właściciela – co bywa trudne dla osób bez rodziny w kraju. W takich sytuacjach rozważa się wskazanie lokalu należącego do wynajmującego lub najem zwykły z wyższą kaucją i poręczycielem.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na 2026 rok. W indywidualnej sprawie skonsultuj się z prawnikiem lub notariuszem – albo zleć całość obsługi WeRent.